广西壮族自治区药品监督管理局文书及业务 档案数字化服务比选函

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2020、2021年部分业务档案数字化服务

档案整理、打码、制作封面、目录、备考表、档案信息著录、档案数字化扫描、编制条目档号、电子图片命名格式、装盒并制作盒面信息、按系统命名要求将成品数据逐页挂接确保正确无漏

1581件

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2021年度部分文书档案数字化服务

3500件

服务技术要求

（一）适用规范、标准

档案数字化服务技术参数及要求执行国家档案局、广西区档案局等要求：《中华人民共和国行业标准DA/T31—2017纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》、《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法》、《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则》、《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《档案著录规则》（DA/T18）、《档案工作基本术语》（DA/T1-2000），及国保函{2016}32号文、广西自治区保密局《关于加强对纸质文件资料数字化扫描加工保密管理的通知》（桂保发【2009】7号）。

（二）服务工作要求

▲1.为确保在项目工期内完成服务工作并通过验收，成交供应商根据项目情况自带整个加工生产线的整套设备及熟练的操作人员上门进行服务。采购人提供场地及水电、办公耗材供成交供应商使用。

2.成交供应商需安排至少一名项目负责人驻点在扫描加工场地，负责日常工作的处理、协调和落实各项工作，以提高工作效率。

3.档案数字化扫描服务费用按A4幅面纸张计算，小于A4幅面的按A4算，A3按2张A4幅面计算，A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算，依此类推。

（三）数字化服务流程主要环节

1.档案数字化服务流程：分批进行档案整理、打码、制作封面、目录、备考表、档案信息著录、档案数字化扫描、编制条目档号、电子图片命名格式、装盒并制作盒面信息、按系统命名要求将成品数据逐页挂接确保正确无漏等各项工作。

2.加工服务过程中要求：

（1）严格办理交接手续。按采购人的要求，严格办理档案的交接手续，建立严密的各个环节交接程序，做好交接记录。档案交接工作由采购人、成交供应商各派一名经办人员负责交接，双方签字确认。

▲（2）扫描前应先对案卷进行预处理。由于档案纸张情况复杂，成交供应商必须保证用保守的方式处理，如案卷启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。保持档案完整无损，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷的方式进行扫描，确保在扫描过程中不得对档案原件造成二次损伤，不得人为的恶意损害档案。所有纸质档案必须采用平板扫描。

（3）档案装订要求。按采购人要求排列档案顺序，装订好档案资料如数归还采购人，不可更换装订的位置，尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。针对不完全扫描的档案，抽扫后需准确放回原位置。

（4）成交供应商必须严格保管好采购人移交的案卷材料。成交供应商在档案数字化处理期间必须严格、妥善保管好采购人交给的案卷材料，确保档案的绝对安全。

（四）档案图像扫描质量要求

总体质量按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31—2017、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》及采购人有关规定等要求，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

1.图像存储格式。全部采用彩色单页jpg的存储格式，纸质档案扫描分辨率300dpi以上。特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。所有照片档案按照《广西壮族自治区照片档案数字化技术要求》为彩色600dpi。对于案卷中出现字迹较小、模糊、较密集等情况，应适当提高分辨率，形成成品为24bit真彩的JPEG不压缩格式的电子图片文件。

2．扫描图像质量的要求。图像质量情况完好率100%。图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀；图像效果必须符合正常的阅读习惯。

（1）扫描影像的顺序与纸质档案保持“4个一致”，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内内容一致、卷内目录页码与卷内材料页码一致、实体案卷与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，无颠倒，无漏扫、重扫或多扫，保证电子影像的完整齐全。发现不一致时应进行调整；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（2）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（3）纠偏。以达到视觉基本不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

（4）去污。对影响图像质量的杂质（黑点、黑线、黑框、黑边等）进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。

（5）图像拼接。对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行无缝拼接，合成为一个完整的图像。

（6）裁边。对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量。

（7）对于档案有破损、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行平整、修复、粘贴等后处理再进行扫描。

3．目录著录。

适用《档案著录规则》( DA/T18)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2017）、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等标准。

（1）图像目录录入的信息正确率99%。著录齐全，包括卷面信息、条目信息、页码、页数、标题、文号、责任者、关键字段、日期、保管期限等信息。

（2）案号或者归档号准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求。录入内容无论是汉字还是数字均要正确；信息必须与原始案卷中内容相互对应；每个相关字段没有漏录现象。

（3）著录数据质量检查。采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录。

▲4．图像挂接、目录审核、质量控制。

数据挂接正确率必须达到100%。

（1）成交供应商负责对扫描数据案卷信息、条目信息、页码、挂接等数据进行全面的质量检查核对。与原始档案进行核对，核查全文与目录信息、页数、图像文件总数与目录总数的一致性进行核对，检查正确率达100%合格后，成交供应商必须按照广西壮族自治区档案数字化加工技术标准规范，保证档案数字化加工后的数据通过成交供应商自有的档案加工软件与采购人档案管理系统顺利对接，全部电子数据必须符合档案数字化加工技术标准规范要求及采购人的要求格式确保挂接到采购人指定档案管理系统中。成交供应商使用的档案加工软件必须是没有版权纠纷的国产正版软件。数据挂接后，以档案文件级目录数据库为依据，对挂接的图像文件进行检查，检查图像文件的命名格式是否符合要求，图像是否能打开，发现错误及时作出修正，否则采购人有权单方要求重做。挂接后的数据要保证运行的正确和稳定，如出现漏挂、重挂、挂错的要重新挂接。

（2）扫描图像的命名按采购人要求的命名规则进行。成交供应商确保每幅图像文件与对应实体档案的档号、册数、页面等关联的一致性、唯一性和正确性。

（3）数据自查。成交供应商要认真检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。检查标准为：目录数据、图像文件页码顺序是否正确，是否多页或少页，是否有重复、跳号、漏号的情况，扫描的页面内容是否完整、保持档案原版原貌，图像清晰度达是否达到方便阅读、布局合理、图文挂接准确的要求。自查率达到98%。

▲（4）档案加工软件

针对采购人目前所使用的档案管理系统，结合实际加工使用情况，为对档案信息资源进行有效处置、高效管理和提供利用服务，供应商所使用的档案加工软件功能须包含以下模块：

全文检索：将一个完整的信息源的全部内容（包括超大文本、语音、图像、活动影像等）转化为计算机可以识别、处理的信息单元而形成的数据集合，然后通过关键字在这个数据集合里面精确查找相关信息的过程。全文检索不仅存储海量信息，还对全文数据进行词、字、段落等更深层次的处理、加工的功能。

数据检测：检测文件是否可以正常读取、检测图像文件是否完整。

生成报表：包括文件总数统计、正常文件数量、异常文件数量等。

页面大小：对扫描的图像检测幅面大小。

成像检测：检测扫描件成像倾斜度是否满足预设标准。

分辨率检测：可检测图像分辨率是否合格。

批量命名：可以按照一定规则对图像进行批量命名。

四性检测：对电子档案进行准确性、完整性、可用性和安全性检测

图像处理：可对图像进行包括纠偏、去污、裁切等操作。

文件加密：通过创建虚拟驱动器对文件进行加密安全存储。

要求供应商拟投入的软件操作技术人员上岗前必须通过采购方档案管理软件商操作培训合格并取得认证，熟练操作软件管理系统。以确保加工数据通过供应商档案加工软件与采购人档案管理系统顺利对接。培训产生的所有费用由供应商自行承担。

供应商所使用的档案加工软件必须是没有版权纠纷的国产正版软件。

▲（5）案卷移交系统，针对本项目实施过程中，业务档案及文档移交过程的集中管理，供应商使用的档案移交系统需支持多用户网络并发连接，工作人员能及时将档案移交信息登记管理的同时，也可指定抄送相关人员相应的信息，便于采购方及时了解案卷动态。所使用的档案移交系统功能须包含以下模块：

A、旧档移交：工作人员将旧档移交到档案室时，可使用该功能登记档案号、件数等相关信息，并可多卷添加，并发送系统通知提醒。档案室人员收到请求后可同意接收也可驳回。

B、文件追踪：文件移交系统从档案提交发起时就进入系统追踪流程，流转到哪一个岗位均可通过流程图查找。若档案信息发生变动，在跟踪流程中可查找到该档案信息改动的时间、用户、以及该用户对信息进行的操作。

C、审批表登记：系统中包含《增减表》、《借卷登记表》、《借出审批表》、《材料借阅审批表》的登记管理。

E、多功能查询：系统中含有多种类型条件的查询方式，包括档号查询、时间查询等，根据表格的不同也有不同的查询条件，便于查询。

D、用户管理：系统管理员可灵活增加系统用户，并对用户设置权限。

E、日志管理：系统中所有操作，管理员可通过日志查询看到。

F.供应商所使用的档案移交系统必须是没有版权纠纷的国产正版软件。

5.验收指标。

对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像质检、命名规则、著录、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份质量等验收环节。

同一批验收的档案，抽查的比率不得低于10%。同一批次验收的档案，质量抽查合格率达到98%（含98%）以上。

验收抽检的合格率达到98%以上（含98%），予以验收通过。

合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。

验收合格复查无误后方能视为档案数字化扫描验收合格。档案的装订还原正确率100%；影像索引数据匹配准确率、索引数据库挂接准确率100%；图像质量情况完好率99%。备份数据光盘验收合格率为100%时为“合格”，否则为“不合格”。验收影像准确率达到98%（含98%）以上，予以验收通过（顺序准确、不多页少页、保持档案原版原貌、图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）否则采购单位有权要求成交供应商重做。

采购人对成交供应商工作采取平时检查和阶段验收、最终验收相结合的方式进行监督、检查和验收。验收前成交供应商应提供已进行数字化扫描加工档案的明细清单一份（电子版本）供采购人使用。成交供应商验收如下：

（1）扫描质量抽查。抽查量不低于总量的10%。若有漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别很大的，成交供应商将无偿修改。直至修改后质量达到标准要求。

（2）档案装订质量的检查：凡装订不规范、不合格的，成交供应商将无条件修改，若经修改后，质量仍到不到标准的，采购人将扣减该册案卷报酬；按照该册案卷装订报酬的5倍予以处罚。

以上验收中，成交供应商提交验收的工作成果，不论涉及验收标准哪一条不合格的，全部发回由成交供应商全面自检、纠正，成交供应商补正后重新向采购人申请验收，直至合格。

（3）边加工边应用。在硬件条件基本具备的情况下，验收合格、完成挂接的档案资料能实现服务利用功能。

（五）数据移交

1.移交数据。档案数字化项目完工后的全部电子图像、电子目录以及各流程形成的纸质资料所有权属归采购人所有。包括项目加工形成的各种统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单都必须完整移交给采购人。

2.移交规范编目的成品影像数据。数据挂接并验收合格后，成交供应商进行多套备份移交给采购人，全文数据和目录数据的备份至少3套，存储至脱机介质上，备份光盘由采购方提供。

3. 成交供应商制作的数据备份要保证备份数据完整、档案数量正确、能打得开，备份介质要有规范的标签标明。同一备份介质的编目信息应与影像文件完全对应，出现任何不一致均需返工。备份要写清编号，保证图像清晰，应符合数据备份要求。

4.为了保证光盘质量，成交供应商应使用新刻录机进行光盘刻录，禁止使用工作时间较长、激光头功率不足的刻录机进行刻录。

（六）保密要求

▲1．为保证档案内容与档案载体的安全，供应商必须具备有效的国家保密行政管理部门颁发的乙级及以上（含乙级）国家秘密载体印制资质证书（资质类别是涉密档案数字化加工），按照《国家秘密载体印制资质管理办法》的规定，省外（自治区、直辖市）的乙级国家秘密载体印制资质单位须提供在广西壮族自治区国家保密行政管理部门备案的证明材料。供应商严格执行《保密法》、广西壮族自治区档案局和广西壮族自治区保密局2013年联合下发的《广西壮族自治区档案数字化工作安全保密管理办法》、《广西壮族自治区“十二五”档案信息化建设指导意见》等保密法律法规和保密相关制度，规范开展档案数字化工作。

2．成交供应商的工作人员不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场，本次项目涉及所有计算机硬盘数据移交给采购人。成交供应商的设备进入或离开工作现场必须要经采购人指定信息技术人员进行核查。

3．成交供应商的工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场；不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4.不在私人通信中涉及秘密；不在电话、公共场所和家属、子女、亲友面前谈论有关档案秘密；未经采购人同意不得带人进行服务场地参观或学习。

5．成交供应商在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并做好整个项目流程各个环节工作的详细登记，完工后全部移交给采购人。

（七）成交供应商严格执行数字化工作规定

成交供应商要严格按照国家档案局、保密局、广西区档案局、广西区保密局、采购人的有关规定，开展数字化加工各项工作。

1. 成交供应商必须指派经自治区保密局培训合格的项目负责人在现场上班，全程负责开展工作，并与采购人配合做好项目工作。

2.加工工作场地由采购人落实。

3.由成交供应商负责培训数字化加工工作人员。培训内容包含档案、保密、防火、技术、技能操作等与档案规范管理有关方面知识。

4.档案遗失、污损的赔偿要求。

（1）成交供应商造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按1万元／卷（件）赔偿。

（2）成交供应商不遵守工作规则造成档案污损档案的，先进行修复，并按1000元／页赔偿；无法修复的，按1万元/卷（件）赔偿，每卷（件）赔偿金额最多不超过10万元。

（3）赔偿金归采购人所有。

商务要求

▲服务期限

2023年4月30日前完成。

▲服务地点

广西区内采购人指定地点。

▲付款方式

项目分两次付款。签订合同后五个工作日内支付50%，项目验收合格后五个工作日内支付50%；成交供应商收到全部合同款之日起五个工作日内开具发票给采购人。

▲售后服务

1.质量保证期 1年（自项目验收合格之日起计）。

2.要求成交供应商在签订合同之日起2日内将有关扫描设备、档案加工软件、工作场地、人力配置、档案管理软件操作培训等总体配备完毕。

3.供应商必须在响应文件中列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、项目组人员及保证措施。

4.处理问题响应时间：接到采购人处理问题通知后 2小时内到达采购人指定现场。

5.供应商在响应文件中提供的售后服务承诺，内容包括但不限于：服务期的期限，服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目。

6.项目实施人员发生变化时，成交供应商要在1个工作日前以书面形式通知采购人，项目实施过程中成交供应商更换员工数量不得超过员工总数的5%。

▲其他要求

1.报价必须含以下部分，包括：

（1）服务的价格；

（2）必要的保险费用和各项税金；

（3）购买设备费及设备维护、服务人员的工资及管理费用;

（4）杂费、运输、装卸、安装、调试、培训、技术支持、售后服务、系统更新升级或加工服务过程中产生的一切费用。

2.服务内容要求中的要求的数量为预估数量，具体以实际验收合格数量为准。

3.最后付款总金额按验收合格的实际金额作为结算金额。

4.本项目不允许转包、分包。

价格分

最低价为基准价

10

满足招标采购要求的最低报价为基准价，其得分为10分。如某供应商报价低于最高限价的70%，必须在投标文件中附成本分析报告，成本分析报告需充分说明单价和费用的组成、降低成本的合理措施及在其他项目中应用过的经验，否则视为原则性不响应询价文件要求，作否决报标处理。

价格得分 =（基准价÷最后报价）×10分。

技术方案

加工流程

10

一档（0-3分）：加工流程无针对性、不合理的；

二档（4-6分）：加工流程针比较合理但对性差、不详尽；

三档（7-10分）：加工流程科学合理、具有较强的针对性，加工流程详尽，条例清晰的。

质量保证措施及实物档案安全保障措施

10

一档（0-3分）：有质量保证措施及实物档案安全保障措施，但不详细的；

二档（4-6分）：有质量保证措施及实物档案安全保障措施，但不详细、可操作性不足，不具有针对性的；

三档（7-10分）：有具体的质量保证措施及实物档案安全保障措施，且措施合理详尽、针对性强、操作性强的。

完善的保密措施及现场管理

10

一档（0-3分）：有保密措施和现场管理措施的，措施内容不详尽、不够合理的；

二档（4-6分）：有保密措施和现场管理措施，措施较内容比较详尽、基本合理，但整体可行不高的；

三档（7-10分）：保密措施和现场管理措施内容详尽、科学合理、条理清晰，具有可靠性和针对性，完全可行的。

针对特殊档案的特殊处理措施

5

一档（0-2分）：针对特殊档案的特殊处理措施，内容简单、不详尽的；

二档（3-5分）：针对特殊档案的特殊处理措施，内容完整，考虑全面、科学合理、对特殊档案的特殊处理措施有较强的针对性，完全可行的。

项目实施人员、设备配置

10

一档（0-5分）：无针对性的项目实施人员、设备配置

二档（6-10分）：有合理的、可行的项目实施人员和设备配置。

售后服务

售后服务承诺

10

一档（0-3分）：满足售后服务要求。

二档（4-6分）：满足售后服务要求，且能详细列出售后服务内容的。

三档（7-10分）：满足售后服务要求，根据ISO9001质量管理服务体系建立售后服务，提供培训方案、实施方案、维修方案、项目实施人员资质等。

团队服务

投入该项目的负责人及团队人员情况

20

1.项目负责人：

①具有副高级或以上档案专业职称的，（投标时必须提供负责人职称证书复印件及投标截止之日前半年内连续为其缴纳3个月社保证明复印件并加盖单位公章，（如项目负责人为企业退休返聘人员则应提供返聘协议复印件及身份证复印件），否则不得分）得4分。

2、项目实施人员：

①拟投入本项目的实施人员中同时持有省级及以上保密单位颁发的国家秘密载体印制资质单位保密管理培训班结业证书及档案管理部门颁发的档案业务培训证书的，并负责同类型项目的，每1个得3分，满分6分。【投标时必须提供合同或中标（成交）通知书或项目验收证明等相关材料及投标截止之日前半年内连续三个月为其缴纳社保证明复印件并加盖单位公章，否则不得分。】

②拟投入本项目的技术人员中持有CISP注册信息安全专业人员证书的，每1个得2分，满分4分。（投标时必须提供相关证书复印件并加盖单位公章，否则不得分。）

③拟投入本项目配置的项目管理人员持有档案信息化管理师证书的每个得2分，最多得6分。（投标时必须提供相关证书复印件并加盖单位公章，否则不得分。）

其他

投标人实力情况

5

通过ISO9001国际质量体系认证，认证/质量管理体系适用范围：档案整理、档案图文资料数字化处理及国家秘密载体复制的，得5分。（投标时必须提供证书复印件并加盖单位公章，否则不得分。）

具有2022年1月以来同类型项目业绩的。

10

提供合同关键页或中标通知书等相关证明复印件（每项得1分，满分10分）。

合计

100